3 Conseils pour Préparer une Vidéoconférence qui Génère des Prospects

Quel outil de prospection commerciale par vidéoconférence convient le mieux à votre entreprise ?

Parmi les différents outils de prospection commerciale que vous pouvez utiliser, les outils de prospection commerciale par vidéoconférence sont très utiles depuis le début de la crise du Covid-19. Ils sont très pratiques, permettent d'être efficace mais il est important d'avoir un outil de qualité, représentant la qualité de votre produit/service.

La vidéoconférence est un moyen de communication largement utilisé pour diverses réunions, séminaires, cours de formation ou présentations d'entreprise. Elle permet de surmonter le problème de la distance géographique entre les participants. Cependant, elle nécessite une bonne préparation en amont pour garantir le bon déroulement de la réunion en ligne. Découvrez les principales étapes pour assurer le succès d'une vidéoconférence.

• Préparer l'ordre du jour et les objectifs de la vidéoconférence
• Sélectionner les participants
• Préparer la présentation et les documents de travail
• Choisir la bonne pièce
• Définir l'outil de vidéoconférence à utiliser
• Effectuer un contrôle final

Préparer l'ordre du jour et les objectifs de la vidéoconférence

Avant de commencer les préparatifs techniques, il est important de fixer à l'avance les objectifs de la réunion. Ceux-ci doivent être très précis. Ensuite, l'ordre du jour doit être établi. Celui-ci comprend les principaux points qui seront discutés pendant la vidéoconférence. De cette manière, les participants peuvent préparer à l'avance des arguments ou des documents relatifs à ces points importants. En outre, il est également utile de délimiter les sujets de discussion.

Une fois l'ordre du jour défini, l'étape suivante consiste à déterminer la durée de la réunion. Celle-ci doit être fixée en fonction de la densité du contenu et du nombre de participants. Ce paramètre est important car chaque participant a son propre agenda. Chaque participant doit être informé de la date et de l'heure du début de la vidéoconférence le plus tôt possible.

Sélection des participants

Les participants doivent être bien sélectionnés afin d'optimiser la réunion. Le rôle de chaque participant doit être pris en compte pour assurer le bon déroulement de la vidéoconférence. Ensuite, il est important de limiter le nombre de participants. Le nombre idéal est de 10 personnes maximum.

N'oubliez pas d'envoyer les invitations bien à l'avance afin que les participants puissent organiser leurs emplois du temps respectifs. Si certains des participants sont à l'étranger, n'oubliez pas de prendre en compte le décalage horaire.

Préparer la présentation et les documents de travail

Une vidéoconférence est beaucoup plus intéressante avec une présentation bien préparée et des documents de travail pertinents. Il est donc important de préparer le matériel nécessaire pour rendre la réunion plus efficace. Ces supports sont encore plus importants dans le cas d'un webinaire. Découvrez d'autres façons de communiquer en lisant cet article : Comment communiquer et animer au mieux votre communauté B2B ? Vous pouvez utiliser différents outils tels que Powerpoint ou Google Slide pour peaufiner la présentation.

Il est également important de créer un contenu de qualité. Veillez à hiérarchiser les idées et à conserver les points essentiels. N'oubliez pas de limiter au maximum le contenu de chaque diapositive, car il est facile de donner plus de détails oralement au cours de la réunion. Les chiffres permettent d'ajouter de la valeur à votre contenu.

Choisir la bonne pièce

Le choix de la salle est également un point crucial pour la réussite d'une vidéoconférence. Pour une personne travaillant au bureau, il est beaucoup plus facile de trouver un coin tranquille où elle peut se concentrer. C'est plus difficile pour les freelances qui doivent travailler à domicile. Il est important de choisir un endroit calme pour communiquer.

Il est également nécessaire de déterminer le meilleur endroit pour se trouver dans la pièce. Lorsque vous choisissez un endroit, assurez-vous que la lumière ne vous éblouit pas. Vous pouvez tirer les rideaux si la lumière du soleil est trop intense. Dans tous les cas, évitez de vous mettre à contre-jour.

Décider de l'outil de prospection commerciale par vidéoconférence à utiliser

Il existe un large éventail d'outils de vidéoconférence, comme Livestorm, sur le marché. Il est nécessaire de sélectionner celui qui répond le mieux à vos attentes. Il doit être facile à installer et à utiliser. Vous devez également vous assurer que le système utilisé peut garantir la sécurité des données échangées.

Le choix de l'équipement audio et vidéo est également important. Il serait dommage d'avoir un son de mauvaise qualité tout au long de la réunion. Il en va de même pour la vidéo. Pour éviter les problèmes techniques pendant la réunion, pensez à choisir une webcam et un microphone de bonne qualité.

Effectuer un contrôle final

Une dernière vérification de tous les éléments est nécessaire avant de commencer la visioconférence. Pour ce faire, pensez à effectuer plusieurs tests sur les différents équipements. N'hésitez pas à effectuer les réglages nécessaires au niveau du microphone et de la webcam. Il est également important de vérifier si la salle est bien agencée et si les lumières sont bien placées.

Ensuite, pensez à envoyer un rappel à chaque participant afin qu'il puisse se souvenir des détails et des horaires de la vidéoconférence. Il est possible de programmer ces rappels quelques heures avant le début de la réunion. Vous pouvez profiter de ces moments pour communiquer le mot de passe à utiliser sur la plateforme de vidéoconférence si nécessaire.

En conclusion

Une vidéoconférence ne s'improvise pas. Elle nécessite une préparation spécifique à l'avance. Il est nécessaire de bien s'organiser au niveau des horaires et des équipements. En respectant les différentes étapes mentionnées dans cet article, il vous sera beaucoup plus facile de réussir votre visioconférence.

Plus qu'un outil de prospection commerciale par vidéoconférence, un autre outil utile pour l'expérience de vos clients sont les Chat bots.